Исповедь Дмитрий Шахов Калининград SEO конференция Baltic Digital Days 2017

14/08

Дмитрий Шахов поделился секретами как организовать и провести в Калининграде супер конференцию Baltic Digital Days  SEO 2017 

Так как все равно пока конференция не отпускает голову - не могу сосредоточиться пока на работе, запишу мысли по ее организации.

У меня часто спрашивают, как мы это делаем. Конечно, есть технические тонкости, но надо начинать с принятия двух фактов.

Дмитрий Шахов поделился секретами как организовать и провести в Калининграде супер конференцию Baltic Digital Days  SEO 2017

Я не считаю BDD лучшей вообще. Есть события и гораздо масштабнее, и пафоснее, и лучше оформленные. Балтика - особенная. Это моя личная попытка принять в гостях сотни человек. Апофеоз микроменеджмента. Не дать им знания, а именно принять в гости. Я не могу принять в гости тысячу человек. И не хочу. Не вообще, но именно на БДД. И тогда, и сейчас, и потом - это мой личный вызов самому себе, как и многое в моей жизни. Захотел и смог.

Видео обзор конференции Baltic Digital Days 2017

Видео о конференции по интернет-маркетингу Baltic Digital Days проходящей в Калининграде. Интервью, отзывы, пожелания.

И второе. Участники - это не дойный скот, с которого собрали деньги, чтобы спикерам было по фану приехать и выступить. Платят именно участники, а остальные должны вклалывать ради того, чтобы они приехали снова. В том числе и спикеры. Странно, но я так думаю совершенно искренне.

Приняли? Ок. Теперь к тонкостям.

1. Когда бываете на других мероприятиях, всегда присматривайтесь к фишечкам, которые вроде и мелочь, но делают жизнь участника легче. И пробуйте у себя. Не пытайтесь изобрести колесо. Все придумали до вас. Просто вы были не в курсе, что так можно.

2. Ищите, что было плохо на других конференциях. Где и почему участникам было некомфортно. Что им хотелось сделать, но не смогли. И старайтесь, чтобы у вас не только такого не было, но и дайте немного больше сверху. Не дают общаться со спикерами где-то - возьмите большое фойе и давайте выходить из залов. Или устройте препати, междупати - для разговоров, без шоу. Народ толкается жопами у регистрации - поставьте на рецепцию вдвое больше людей. Не кормят? Завалите едой. И так далее.

3. Собирайте косвенный фидбэк. Хорошо, когда вам на что-то жалуются, но большинство не делает это, оставляя обиду на организаторов для кулуарных разговоров. Просто ходите, смотрите, что люди делают или не делают. Например, один из самых сильных бичей почти всех конференций - участники сбиваются в группки по знакомству и так проводят все время, избегаяя новых знакомств. Мы для этого ввели промодевушек, которые выполняют ротацию участников. Некоторые ивенты делают отдельный нетворкинг. Я счел это не самым комфортным вариантом для нас. Девушки эффективнее и не нарушают логики ивента. От них скрыться труднее, чем от обязательного мероприятия. Еще я увидел, что остается много пакетов на столах, и мы отказались от раздатки - только блокнот и ручка, и кружка, кому повезло. Пакетов стало меньше оставаться. В этом году с десяток по залам всего собрали. С большим пакетом ходить неудобно, тем более с рюкзаком или сумкой - мы перешли на формат А5+. И так далее. Постоянно ищите мусор, скуку, пустые подносы и исправляйте, исправляйте, исправляйте...

4. Работайте с одними и теми же подрядчиками. Косячат все. Но если подрядчик вменяемый, он будет исправлять все в процессе. А потом поставит это в правило работы с тобой. Нам не давали сверлить стену, чтобы повесить задники в залах. Мы дошли до директора, нам разрешили, теперь каждый год даже вопросов не возникает про сверлить или нет. Была ошибка в программе в блокнотах - подрядчик перепечатал весь тираж за сутки. Не успевали жарить мясо, привезли дополнительный гриль. Автобус сломался на трассе, мы вывозили людей на такси на море. Обратный автобус был предоставлен вовремя и два следующих года без поломок. И так по каждому пункту. Доучить подрядчика или отдельного сотрудника проще, чем с нуля учить нового. А иногда счет идет даже не на минуты, на секунды перед перемещением участников. Но, конечно, если подрядчик не готов гореть вместе с тобой, меняй без сожаления. И всегда приходит момент, когда ты растешь и должен менять подрядчика по причине недостаточной емкости. Это грустно, но это жизнь.

5. Постоянно вводите что-то новое, экспериментируйте. Не просто задавайте новую тему для ивента - тут меняется только шкурка. А именно новые форматы. Не пошло - отбросили на следующий год. Пошло - вставляйте в программу со всей вытекающей проработкой. Если вы что-то не увидели у нас на следующий год, это просто не пошло. Круглые столы всегда шли вяло - я их убрал. Мастер-классы на препати вроде зашли (см. п3, я нашел на двух препати много людей, которым было нечем заняться, хотелось какого-то контента), будем оформлять как постоянный формат. Премия и баттлы бомбанули просто мозги участников, я третьи сутки отбиваюсь от мнений со всех сторон. Конечно, будем развивать эти форматы. Музыка на Премии не зашла, значит, убираем. И так далее.

6. Делегация. Первые две конференции делали по сути два человека - я и моя жена. Она брала на себя логистику, я все остальное. Все остальные подключались в последние дни. Спал я по три часа две недели. Но не особо-то и хотелось. Я горел и мне все нравилось. Я даже бухать с участниками успевал. Но когда число людей превысило 200 человек, то стало понятно, что мы не справляемся. С тех пор, у меня есть помощники, в чью работу я не лезу. Есть Ира Губер, которая рулит девочками. Есть Сережа Доронин, который рулит модераторами. Есть теперь Настя Матвеева, которая взяла на себя работу с инфопартнерами. Иру заменила Маша Власова - маленькая брюнетка у автобусов. А я за пять лет никогда не знал, кто когда приезжает-уезжает, но все заселялись и уезжали. Часть моих функций забрала мой помощник Аня. И так далее. Знаете, как в этом году было со светом на Премии? Все решилось за два дня, потому что сезон и найти световика - проблема. Человек приехал, поставил свои фонари, я дал краткий сценарий. Дальше все сам делал. Надо верить профессионалам. Точнее, не верить, а доверять. Накосячил - см. п4.

7. Постоянно примеряйте на себя роль участника. Всегда. Во всем. Я первый пользователь всей полиграфии и сувенирки. Я подержал наш приз на премии и попросил его утяжелить - тестовый образец оказался слишком легким, а я как участник хотел, чтобы он весил тонну. Я съел все блюда, которые были на препати. И большую часть того, что было на дне докладов. Я выпил и виски, и вина, и пива. Я перепробовал все сам. Что не нравилось, менял. Самое мерзкое, что может случиться на конференции, когда до тебя дойдут слова, что что-то было невкусное или вискарь подвел в этот раз. В лицо-то не скажут. Я выезжаю на каждую локацию и хожу как участник. Иногда несколько раз. Чтобы не бились жопами в дверях, чтобы равномерно распределились по локации. В прошлом году мы накормили больше 200 человек в кафе на 100 посадочных мест. Я два месяца ломал голову как это сделать. Приезжал, ел, подходил к столам, выходил на улицу, ходил в туалет. И нашел выход. Фуршет, ротация, вытаскивание людей на улицу промодевушками и шоу-программой, зонты для участников не в кафе.

8. Упрощайте. Все. Постоянно и неумолимо упрощайте. Чем больше людей, тем должна быть проще и понятнее логистика. Всегда такое упрощение стоит больших усилий от команды, но это того стоит. Никто не читает писем - перейдите на смс. Я отправил в этом году больше 3000 смсок разного содержания. Никто не читает указатели, пусть промодевушки будут вместо них, показывают, подсказывают. Народ хочет общаться, нафиг мобильные приложения - телеграм-чат сделает это лучше и быстрее, потому что стоит у двух третей участников. Спикеры не отвечают на письма, сделайте группу и чат для них. Участники не отвечают на письма, звоните. Не читают сайт, сделайте рассылку. Не знают расписания, пришлите смс день в день куда идти. Не смотрят раздатку, сшейте в один блокнот все необходимое. Кричат с места вопрос, а у тебя запись через микшер и вопроса просто не будет в видео, модератор должен попросить повторить вопрос в микрофон. И так далее.

9. Пробуйте на микроформатах. Я знаю, что вы все знаете про мое эксклюзивное препрепати. Я собираю ограниченный круг гостей перед официальным препати, и что-то жарю им на гриле. Это мой отдельный персональный ад на стороне подрядчика. Я, конечно, получаю и удовольствие от того, что могу себя проявить как гостеприимный хозяин. Но вы попробуйте приготовить, как я в этом году, полсотни драников и сорок бургеров за три часа нон-стоп. Зато я потом знаю, как это будет примерно выглядеть на препати. Еще проводил в прошлом году презентацию конференции в Москве. Еще каждый год провожу бесплатный семинар в Калининграде. Я постоянно учусь на более простых форматах.

10. Высыпайтесь. Это болезнь всех ивент-менеджеров. В дни мероприятий у них постоянно что-то не готово, поэтому спят по 3-4 часа урывками. И я там был. А потом я стал спать мало просто потому что не хотелось. А потом я стал спать нормально. В этом году я спал примерно столько же, сколько в обычные дни. Моральное напряжение в дни проведения очень сильное и недосып сильно влияет на сосредоточенность, на внимание к мелочам. А даже стаканчик виски в это время может вынести мозг и превратить ваш ивент в ад для участников и спикеров.

11. Ротируйте спикеров. Не давайте кому-то засидеться в программе надолго. Когда ты делаешь хорошее мероприятие, то спикерам нравится ездить к тебе каждый год. Но это не нравится участникам. Понятно, конкурс. Но дело не в нем. Есть спикеры, которые всегда дают суперконтент. И даже их надо менять на других. У меня есть правило двух раз, потом годовой пропуск. Чтобы не терять людей, для спикеров прошлого года есть проходка, если захотят приехать как участник. Ну, или не делайте этого, и тогда у вас будет сходка друзей организатора.

12. Вливайте свежую кровь. Новые лица - это прекрасно. За пять лет мы стартовали большое число новых теперь уже востребованных спикеров. Конечно, риски есть, но новички делают все более тщательно, всегда волнуются перед выступлением, повышая градус эмоциональности, лучше идут на контакт в плане требований к докладам. По рейтингу участников в десятке лучших у нас всегда есть новички.

13. Набирайте программу за полгода. Это даст вам возможность получить эксклюзив. Понятно, что презентации собираются в последнюю неделю, но материал для нее начнут собирать с момента попадания в программу. Чтобы сделать крутой новый доклад, хорошему спикеру нужно от трех месяцев до полугода. Приглашаете поздно - 90% что вам привезут или воду, или вторичку.

14. Удивляйте. Эмоционально поданный креатив задает тон всему мероприятию. Этот пункт не пересекается с п.5 про эксперименты. Новые форматы - это хорошо, но то, как они подаются, другой вопрос. И даже старый формат можно подать иначе. Например, у нас третий год промодевушки. И делают они одно и то же. Но каждый год мы полгода ищем для них новый образ. Пробуем, меняем швей. В прошлом году, например, просто взяли и отрезали у комбинезонов штанины, сделав шорты. Премия - новый формат. Но сама статуэтка выполнена из нержавеющей стали и весит больше двух килограмм вроде (сам не вешал, но по ощущениям). Это не пластик и не картон.

15. Работайте над представительностью. Это сейчас все здесь, а было время, когда я приглашал лично и не раз, по сути уговаривал людей приехать. Заплатить как участник и приехать. Думаете это просто? Попробуйте сами. Но если у вас все легенды только в спикерах, это не конференция, а семинар, где приходят кого-то послушать на несколько часов. Настоящее общение начинается, когда есть у кого спросить про реально крутые вещи. Можно, конечно, и бесплатно пригласить, но я слишком уважаю рядовых участников, чтобы так делать. Все должны быть на одном уровне. По крайней мере, у меня. Это залог атмосферы БДД.

16. Правильно считайте деньги. Все конференции считаются одинаково, как свадьбы - расходы на человека. Но некоторые делают расходы на человека + свою прибыль - ценой билета. Это некорректно. Надо собрать все планируемые доходы, а потом поделить их на всех-всех участников: и участников, и спикеров, и организаторов. Либо придется кого-то ограничивать в питании и вводить зонирование и сегментацию. А это как-то не очень смотрится всегда.

На этом все в этот раз. Удачи вам в ваших ивентах!

Читайте еще

10 февраля круглый стол от ТопЭксперт "Вся правда про SEO"

10 февраля, 18:00 - 22:00, в гостинице Аэростар (ст.м. Динамо) пройдет круглый стол "Вся правда про SEO"

10 февраля, 18:00 - 22:00, в гостинице Аэростар (ст.м. Динамо) пройдет круглый стол "Вся правда про SEO"

09/02

All in Top Conf 2015 SEO конференция Василия Ткачева без рекламы

All in Top Conf 2015 SEO All in Top Conf 2015 SEO конференция Василия Ткачева без рекламы

Готовимся к самой полезной SEO конференции в Москве у Василия Ткачева All in Top Conf 2015 SEO

05/01

Дмитрий Шахов Итоги по трендам SEO раскрутки сайтов 2014 года

Дмитрий Шахов Итоги по трендам SEO раскрутки сайтов 2014 года

1. Расширение семантики - как альтернатива ссылочному продвижению.

18/12